1. OBJETO DEL CANAL DE DENUNCIAS
Tras la entrada en vigor de la Ley 2/2023 de 20 de febrero reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, se refuerza la cultura de cumplimiento de las entidades privadas mediante la protección de los denunciantes que informen sobre infracciones conocidas en el contexto laboral o profesional.
El objetivo del presente Protocolo es el establecimiento de un conjunto de normas que regulen un cauce4 específico por el que las personas que conforman FUNDACION CLUBS SYNERGYpuedan cumplir con su obligación de denunciar sobre presuntas irregularidades o incumplimientos cometidos. sin temor a represalias y garantizando su confidencialidad.
Asimismo, el presente Protocolo establece los mecanismos adecuados para que se respeten los derechos de la persona denunciada, incluyendo los reconocidos en la normativa de protección de datos de carácter personal.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los destinatarios del presente Protocolo de Gestión del Canal de Denuncias son las entidades que lo implantan y además y dentro de las mismas: los administradores, directivos, accionistas y todas las personas que trabajan en FUNDACION CLUBS SYNERGY, incluyendo voluntarios, becarios y trabajadores en períodos de formación, es decir, cualquier persona que en un contexto laboral o profesional haya obtenido información sobre presuntas infracciones cometidas en el seno de la organización.
Además, será de aplicación a las personas jurídicas, que, en el ejercicio profesional o en el marco de una prestación de servicios, haya interactuado con cualquier persona que forme parte de la plantilla de COLEGIO DE ADMINISTRADORES DE FINCAS DE NAVARRA, y como consecuencia de ello haya obtenido información sobre presuntas infracciones.
En cuanto al ámbito temporal de aplicación la información sobre presuntas infracciones puede haberse obtenido en el ámbito de una relación laboral o profesional todavía en vigor, ya finalizada o incluso no iniciada (ej. infracciones relativas a procesos de selección de personal).
3. OBLIGACIÓN DE DENUNCIAR
Los sujetos que tengan conocimiento de cualquier acción o inacción de una persona o de la propia organización, que suponga un incumplimiento de las diferentes normativas sobre las que se puede informar, recogidas en el art. 2 de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, o de cualquier normativa que en la misma se indica como acciones o inacciones de las cuales se deba informar, sea del Manual del Código Ético, de cualquier otra normativa interna o protocolo de actuación implantado o de cualquier actuación que pudiera ser considerada antijurídica o delictiva, tienen la obligación de comunicarlo a través del canal establecido. En este caso el Canal de Denuncias.
3.1. HECHOS DENUNCIABLES
El Canal de Denuncias debe entenderse como un instrumento que permite la comunicación de irregularidades o incumplimientos. Por ello, no debe emplearse de manera indiscriminada, sino para los fines que ha sido concebido. También si en los diferentes protocolos implementados en la entidad, se indica este medio para comunicar unos hechos que pueden ser considerados como hechos denunciables, se deben realizar las comunicaciones por este medio.
La obligación de denunciar prevista en el apartado anterior se refiere únicamente a incumplimientos cometidos por personas con algún tipo de relación contractual con FUNDACION CLUBS SYNERGY (ya sea de tipo laboral, civil o mercantil) y que tengan una consecuencia efectiva sobre el mantenimiento o desarrollo de dicha relación contractual.
El incumplimiento de la obligación de denunciar constituirá una infracción muy grave en el Sistema Disciplinario de FUNDACION CLUBS SYNERGY
4. – PRESENTACIÓN DE LA DENUNCIA
El Canal de Denuncias se articula como una herramienta confidencial y cuya utilización no conllevará represalias, remitiéndonos a tal efecto a cuanto resulte de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y la ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Es más, bien al contrario, la aplicación de esta normativa implica una protección de la persona que realiza una comunicación a través del mismo. Siendo responsable de esa protección la entidad responsable de su implantación de forma segura (protegiendo los datos), así como las persona o personas designadas a realizar la gestión de las diferentes informaciones.
5. FORMA DE DENUNCIAR
Los destinatarios del presente Protocolo, así como aquellas personas que deseen utilizarlo porque la ley los considera como sujetos que pueden informar, podrán realizar la comunicación mediante los siguientes cauces:
- Por correo postal, a la siguiente dirección: C/ LANGREO, Nº2, 1ºD, GIJÓN, 33206, ASTURIAS
Las denuncias dirigidas mediante correo postal deberán contener la siguiente información:
- Identidad del denunciado/a: nombre y apellidos, así como aquellos otros datos que se conozcan y se consideren relevantes para la identificación del/de la presunto/a infractor/a.
- Motivo de la denuncia: descripción de los hechos o circunstancias que a criterio del/de la denunciante constituyen un incumplimiento o irregularidad.
- Evidencias concretas que den soporte a la denuncia: todos aquellos documentos de los que se disponga que soporten la creencia de la comisión de la irregularidad descrita en el motivo de la denuncia.
- En su caso, el denunciante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a los efectos de recibir notificaciones. Asimismo, en cualquier momento podrá el denunciante renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación respecto de las actuaciones realizadas a consecuencia de la denuncia.
Cuando se traten de denuncias verbales, previo consentimiento del informante, se documentarán bien mediante una grabación de la conversación en un formato duradero, seguro y accesible o bien a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla, pudiendo el informante comprobar, rectificar y acepta mediante su firma la transcripción de la conversación. Sin perjuicio de lo anterior, si el denunciante se negase por cualquier razón a firmar el resumen de hechos elaborado, los hechos denunciados verbalmente podrán ser igualmente objeto de investigación, dejando constancia por escrito de las razones por las que el denunciante se ha negado a firmar.
Mediante el sistema informático para poder informar, que estará disponible en la página web
www.bodegasainzon.com, en el apartado “CANAL DE DENUNCIAS”, o bien mediante un enlace informático comunicado previamente.
Hemos puesto a disposición conforme indica la Ley 2/2023 de 20 de febrero CUATRO sistemas para poder informar:
Formulario Totalmente Anónimo, donde se denuncia una acción y/o omisión, con la finalidad que se pueda investigar si esa acción puede ser definida como delictiva y por lo tanto procedamos a informar a la Autoridad Pertinente. En este caso, solamente trataríamos los datos del presunto infractor en caso de que el informante nos lo haga llegar, y por lo tanto, no podríamos hacerle llegar una respuesta a los hechos sobre los que nos ha informado, dado que no trataríamos ningún dato suyo como informante. Se genera un código en el sistema donde puede hacer un seguimiento del código de su denuncia. El sistema es imposible que rastree su IP o su identidad.
Formulario Con Datos Del Informante, donde los datos del informante se tratarían solamente por el Instructor, y con la única finalidad de poder averiguar sobre las acciones y/o omisiones sobre las que nos informa. Sus datos NUNCA serian revelados, salvo que conforme al art. 9 de la Ley deban ser comunicados al Ministerio Fiscal. En todo caso, nosotros en cuanto tengamos el relato de hechos que nos haya hecho llegar y cumpliendo el procedimiento le informaremos en un máximo de 7 días, indicándole que hemos recibido su información. Y en los siguientes 3 meses, procederemos a investigar los hechos narrados. En caso de que nos haga llegar un medio por el cual podamos comunicarnos (mail, teléfono,) si requerimos más información se lo haremos saber. En ningún caso, le comunicaremos a la persona implicada en su información su identidad.
Puede Comunicar Los Hechos Mediante Un Sistema De Grabación De Su Voz A Través De Su Propia Grabación. Puede escoger de nuevo ser una comunicación anónima, escogiendo esa opción y adjuntando su grabación. O bien que nos la haga llegar por medio del formulario con sus datos, que le llegará a su correo una copia de lo enviado. En todo caso, la conversación SIEMPRE SERA GUARDADA conforme al criterio de protección de datos y política de privacidad expuesta, y por lo tanto a su disposición siempre que la requiera. Previo a la grabación, debería haber leído la información legal que este aviso le brinda.
Puede Pedir Una Entrevista, Donde se le desplegara un calendario con opciones que le confirmaremos mediante un mail de confirmación, para poder mantener la privacidad de la misma, nuestra propuesta es mediante la plataforma Zoom o cualquier otro sistema de comunicación, donde también procederemos a GRABAR DICHA ENTREVISTA, y se trataran los datos conforme a la legislación vigente. En todo caso quedara a su disposición, en todo caso para poder usar este sistema deberemos tener algún dato como es un número de teléfono o bien un correo electrónico, para poder enviarle el enlace.
La entrevista puede ser también presencial proponiendo como lugar, la Sede oficial de la entidad.
El análisis y, en su caso, la investigación de las comunicaciones que se reciban a través del Canal de Denuncias se realizará por parte de personas de la entidad, o bien contratadas por la entidad para gestionar las informaciones, siempre en el pleno respeto tanto de la confidencialidad de la información, como de la protección de los datos de los sujetos que intervengan en dichas comunicaciones, en los términos expuestos en el “Protocolo de Gestión, Investigación y Respuesta Externa de Denuncias”. Todo ello conforme a la Ley 2/2023 de 20 de febrero.
- Otros Organismos donde se puede informar. Canales Externos de Información
En todo caso, se le indica que existen canales de informantes donde presentar informaciones que pueden ser constitutivas o no de delitos, en los ámbitos estatal, autonómico y local, además de órganos independientes como la AAI o el SEPBLAC. Donde las personas pueden informar con las mismas garantías que las anteriormente nombradas.
Las comunicaciones al SEPBLAC serán remitidas por escrito e incorporarán todos los documentos e informaciones sobre los hechos comunicados que permitan justificar la denuncia. Las comunicaciones tendrán carácter confidencial, no pudiendo desvelar el SEPBLAC los datos identificativos de las personas que las hubieran realizado.
Por otro lado, en la Ley de protección del informante se prevé que toda persona física podrá informar ante la Autoridad independiente de Protección del Informante, o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de aplicación de dicha Ley, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno.
6. DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL DENUNCIANTE
6.1. DEBER DE COMUNICACIÓN
Todo aquel que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acto o hecho que pudiera contravenir los principios y valores del Código Ético o de Conducta o suponer una acto ilícito o contrario a la normativa vigente, deberá comunicarlo a FUNDACION CLUBS SYNERGY, a través del canal establecido
https://www.fdigital.es/ced-fundacionsynergy/
6.2. HECHOS DENUNCIABLES
Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los principios y valores del Código Ético y de Conducta, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable.
6.3. DERECHOS DEL DENUNCIANTE SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS A TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS
En el ciclo de vida de la denuncia, FUNDACION CLUBS SYNERGY garantizará al denunciante los siguientes derechos:
a) Derecho a la protección en el transcurso de la investigación
FUNDACION CLUBS SYNERGY proporcionará la debida protección a todas las personas que realicen una denuncia de acuerdo con las directrices del presente Procedimiento.
En el caso de que el denunciante haga público el contenido de la denuncia sólo podrá acogerse a las medidas de protección en el caso de que haya denunciado a través del canal de denuncias y con los plazos y medidas establecidos.
También será objeto de protección en el caso de que haga público el contenido de la denuncia bien porque exista riesgo manifiesto para el interés público (como puede ser una situación de emergencia o riesgo de daños irreversibles) bien porque en el caso de que se realice una denuncia externa existan riesgos de represalias o haya bajas probabilidades de que se le dé un tratamiento efectivo a la denuncia debido a las circunstancias concretas del caso, como puede ser la ocultación o destrucción de pruebas o que la autoridad actúe en connivencia con el autor de la infracción o se encuentre implicada en ella.
b) Prohibición de represalias
En ningún caso se tomarán represalias contra el denunciante, aun si del resultado de las consecuentes investigaciones se verificara que no ha existido incumplimiento de la normativa aplicable, siempre que no haya obrado de mala fe.
c) Derecho a recibir información
El denunciante será informado por escrito, una vez analizada la denuncia, si es considerada procedente para ser analizada.
Por otro lado, una vez finalizada la investigación, el denunciante deberá ser informado sobre las medidas de seguimiento previstas, por ejemplo, la remisión a una autoridad competente, así como del resultado de las investigaciones, debiendo explicar la razón por la que se ha adoptado las medidas o acciones disciplinarias al denunciado.
d) Derecho a elegir
El denunciante podrá elegir el cauce de la denuncia que considere más adecuado, pudiendo acudir a canales externos (autoridades competentes), sin poder obligarse al denunciante a utilizar una vía concreta, sobre todo teniendo en cuenta que la persona denunciada pueda ser un superior del denunciante, y que este último tenga acceso a la denuncia.
e) Derecho a la información limitada
Al denunciante, en el proceso de la formulación de la denuncia, no se le podrá solicitar datos que no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia y, posteriormente no se podrá solicitar ni conservar los que no sean estrictamente necesarios para la investigación.
La información que facilite el denunciante no podrá ser utilizada para fines distintos a la investigación. En el caso de que denuncia aportada contenga información sobre secreto industrial o comercial u otra que pudiera afectar a los intereses comerciales, económicos, estratégicos o de seguridad de FUNDACION CLUBS SYNERGY o de terceros implicados, esta deberá de emplearse para lo estrictamente necesario en el proceso de investigación de la denuncia, no pudiendo revelarse ni compartirse para fines distintos de la misma.
Si los datos fueran transmitidos a una tercera persona para que investigue la denuncia, por ejemplo, un despacho de abogados o un auditor externo, tanto el denunciante como el denunciado deberán ser previamente informados. No será preciso ese consentimiento cuando la cesión de datos esté autorizada por la ley.
Los datos personales tratados como consecuencia de la presentación de denuncia a través del Canal de denuncias de FUNDACION CLUBS SYNERGY serán tratados de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos Personales, Reglamento (UE) 2016/679, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales y resto de normativa relacionada en vigor.
Cualquier dato que resulte excesivo o no pertinente para la investigación de una denuncia o se haya recabado accidentalmente será eliminado inmediatamente.
f) Derecho al anonimato
El denunciante que presente una denuncia a través del Canal de denuncias podrá mantener el anonimato en torno a su identidad, garantizándose el mismo durante el proceso, siendo opcional para el denunciante incluir datos que permitan su identificación a través del formulario de denuncia habilitado.
g) Derecho a la confidencialidad
La identidad del denunciante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o la normativa española en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.
h) Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable
El denunciante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días desde la recepción de la misma por parte de FUNDACION CLUBS SYNERGY, a excepción de que el denunciante solicite expresamente otra cosa o que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse puede comprometer la protección de la identidad del denunciante.
El plazo, en relación al tratamiento de datos y la investigación, no podrá exceder los tres meses de conformidad con la normativa vigente.
i) Derecho a la supresión de datos
Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad sea la conservación para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de Sistema de Compliance o se deriven de la misma procesos judiciales o investigaciones por parte de las autoridades competentes.
6.4. DERECHOS DEL DENUNCIADO SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS EN EL CANAL DE DENUNCIA
En el ciclo de vida de la denuncia, FUNDACION CLUBS SYNERGY garantizará al denunciado los siguientes derechos:
a) Derecho a la protección en el transcurso de la investigación
FUNDACION CLUBS SYNERGY proporcionará al denunciado la completa garantía de sus derechos como cualquier empleado, no siendo aplicables medidas sancionadoras, o legales en su caso, hasta que se compruebe la veracidad de los hechos denunciados, se recaben las evidencias respectivas, y se concluya la concurrencia de un hecho delictivo o contrario a los principios y valores de FUNDACION CLUBS SYNERGY
b) Derecho a recibir información
El denunciado debe ser informado del proceso de investigación que se está llevando a cabo para que, ante la imputación de dichas conductas, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que le permita acreditar su inocencia.
Por otro lado, en aquellos casos que la información del proceso de investigación suponga un riesgo importante en la capacidad para investigar de manera eficaz, la comunicación al denunciado puede retrasarse mientras exista dicho riesgo. El objetivo es evitar la destrucción o alteración de evidencias por el denunciado.
c) Derecho a la confidencialidad
Al denunciado, durante toda la investigación de la denuncia, se le garantizará el derecho a la confidencialidad de sus datos personales, con el fin de evitar cualquier difusión de información que pueda afectar a su honorabilidad.
La información proporcionada al denunciado debe realizarse en unos términos que protejan la confidencialidad del denunciante, no pudiendo revelarse la identidad del denunciante sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o español en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.
d) Derecho a una investigación transparente
El denunciado tendrá derecho a una investigación basada en el análisis objetivo de las evidencias recabadas, garantizando una investigación eficaz y transparente.
6.5. IMPOSICIÓN DE MEDIDAS DISCIPLINARIAS
Si en la resolución de la investigación se comprueba de forma fehaciente que los hechos investigados son ciertos y están vinculados a conductas irregulares o ilícitas, el denunciado podrá ser objeto de sanción de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente de FUNDACION CLUBS SYNERGY, la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de FUNDACION CLUBS SYNERGY, personal directivo o del Consejo de Administración.
FUNDACION CLUBS SYNERGY también podrá poner los hechos en conocimiento de las autoridades judiciales pertinentes si así lo considera necesario.
En el supuesto en el que el denunciado sea un tercero con el que no se mantiene una relación laboral (proveedor, agente comercial o socio de negocio), las sanciones aplicables se limitarán al ámbito mercantil (limitación de actuaciones, rescisión unilateral contractual por parte del FUNDACION CLUBS SYNERGY), sin perjuicio de la comunicación anteriormente mencionada a las autoridades judiciales competentes.
6.6. COMUNICACIÓN DE DENUNCIAS FALSAS O DE MALA FE
El canal de denuncias de FUNDACION CLUBS SYNERGY debe emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa y moralmente deshonesta, supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones de trabajo dentro de FUNDACION CLUBS SYNERGY, pudiendo derivar en medidas disciplinarias de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente.
Si, tras el oportuno análisis, se pudiera concluir que los hechos denunciados son manifiestamente falsos y que la denuncia ha sido presentada con actitud maliciosa y mala fe: (i) se archivará la denuncia, documentando los motivos que han llevado a archivar el expediente, finalizando la labor de investigación; (ii) se trasladará dicha circunstancia a la Dirección de RRHH para que, en coordinación con el Comité de Compliance, se propongan medidas disciplinarias de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente y; (iii) se informará, de forma escrita, la propuesta de sanción al Comité de Dirección o, en su caso, al Consejo de Administración, quien decidirá la acción disciplinaria a aplicar al denunciante de mala fe
7. PROCEDIMIENTO ANTE LA RECEPCION DE UNA INFORMACION DESDE EL CANAL INTERNO DE DENUNCIAS.
7.1. FASE DE ADMISION O INADMISION DE LA INFORMACION.
Por parte de la persona designada para tramitar las diferentes informaciones que se reciban a través del CANAL DE DENUNCIAS (Puede ser Interna de la Entidad o bien Externo art. 6 Ley 2/2023 de 20 de febrero), se deberá comprobar su admisibilidad o no, conforme a la información recibida. Tratando de detectar si existe una realidad analizando los hechos descritos. Si se recoge la información básica que pueda ajustarse a las finalidades y tipos de comunicaciones que se pueden admitir.
Emitirá un informe de ADMISION o de NO ADMISION, que comunicará en el mismo canal salvaguardando la privacidad, o bien, si el informante lo desea mediante un medio que quede constancia de dicha decisión comunicada.
7.2. COMUNICACIÓN A LA ENTIDAD
Pondrá en conocimiento de la Entidad, que existe una denuncia, que catalogara de forma anónima, con un código indescifrable y anonimizando todos aquellos datos que puedan identificar a las personas que se nombran en la información. Para que solamente el órgano gestor pueda acceder a la información. Preservando la confidencialidad incluso con la propia entidad. Guardará copia de la notificación de la existencia de la información en el canal al responsable de la entidad.
7.3. FASE DE INVESTIGACIÓN
El denunciante que utilice el Canal de Denuncias de FUNDACION CLUBS SYNERGY, tendrá que rellenar el formulario de denuncia puesto a su disipación en la web corporativa.
La denuncia deberá ser individual.
En el propio formulario, se pone a disposición del denunciante las disposiciones normativas vigentes que garantizan la protección de sus datos durante el tratamiento de los mismos, así como el ejercicio de derechos sobre ellos (acceso, rectificación, supresión, oposición al tratamiento, entre otros).
Es importante que el denunciante aporte detalle suficiente sobre los hechos, conductas o actividades sospechosas, para que el Instructor pueda realizar un análisis preliminar del contenido, permitiendo incluso el envío de ficheros o documentos adjuntos en relación a los hechos denunciados.
Dicho análisis, podrá generar los siguientes resultados:
• Admisión de la denuncia: Los hechos descritos son hechos denunciables que pueden suponer un acto ilícito o contrario a los principios y valores de FUNDACION CLUBS SYNERGY, descritos en el Código Ético o de Conducta.
• Inadmisión de la denuncia: Los hechos descritos son de una naturaleza distinta a los comentados anteriormente, y por ello se procede o bien a su archivo, o bien a referenciarle al área más adecuado para su tratamiento.
En ambos casos, el Comité de Compliance deberá informar, de forma escrita, al denunciante de la decisión adoptada y el motivo del archivo o de la admisión de la denuncia, excepto si se hubiera utilizado el Canal de Denuncias para un uso inadecuado y no fuera necesario informar al denunciante del área más adecuada para tratar su comunicación.
Se dará acuse de recibo al denunciante de la denuncia en el plazo máximo de 7 días, si el denunciante ha facilitado su identidad. En caso que el denunciante solicite mantener una reunión presencial, éste deberá fijarla en el plazo máximo de 7 días desde la formulación de la petición.
Con independencia de que se archive o no la denuncia, el Comité de Cumplimiento informará al denunciado (en su caso) de forma expresa, precisa e inequívoca del contenido de la denuncia, de los empleados de FUNDACION CLUBS SYNERGYy terceros que podrán tener acceso a ella, así como de sus derechos y obligaciones, incluyendo los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición.
En caso de que la comunicación de la denuncia al denunciado pudiera entorpecer de algún modo la investigación interna, dicha comunicación podría demorarse como máximo tres meses desde la fecha de la denuncia.
7.4. INICIO DE LA INVESTIGACIÓN
Una vez evaluada y admitida la denuncia, procederá a la elaboración de un expediente de apertura sobre la denuncia en investigación, dicho expediente contendrá:
- Información descriptiva de la denuncia, indicando fecha de recepción.
- Datos aportados, diferenciando los datos objetivos y subjetivos.
- Valoración del contenido de la denuncia y de la fiabilidad del denunciante.
- Personas afectadas.
- Proposición de medias de urgencia a corto plazo, entre ellas, medidas cautelares que permitan minimizar el daño actual o inminente.
El objetivo del expediente de apertura es recabar la máxima trazabilidad del proceso de investigación, en caso de que la denuncia pueda ser requerida por cualquier autoridad judicial competente.
En el transcurso de la investigación, se podrá recurrir a otras áreas de la Organización para desarrollar de forma efectiva la reclamación de pruebas y análisis que permita contrastar los hechos denunciados.
El Comité de Dirección podrá ser requerido en cualquier momento por el Instructor para complementar, de forma coordinada, las acciones de investigación llevadas a cabo por este último, siempre con la máxima confidencialidad y discreción.
Acciones de la Investigación
El Instructor emprenderá, si lo considera necesario, acciones tendentes a profundizar en los hechos y a recabar información adicional para tomar una correcta decisión, de forma objetiva, en base a las evidencias recabadas. Las acciones de investigación pueden contemplar:
- Requerir nuevas evidencias y/o pruebas al denunciante para mejorar el proceso de investigación.
- Concertar entrevistas con las personas implicadas o con posibles testigos.
- Revisar toda aquella información relativa a la relación profesional de los implicados con FUNDACION CLUBS SYNERGY, siempre con respeto a las leyes de protección de datos y privacidad de los implicados.
- Análisis forense por un experto externo independiente.
- Cualquier otra acción que considere necesaria para continuar con el proceso de investigación, respetando la normativa vigente en Protección de Datos.
La investigación consistirá, en todo momento, de un análisis objetivo de la documentación disponible, la obtención de evidencias, recolección de pruebas y el análisis de las mismas.
El proceso de investigación durará como máximo 3 meses desde el día en que el Comité de Compliance recibió la denuncia. Transcurridos los 3 meses, los datos podrán seguir siendo tratados para la investigación de los hechos denunciados y en su caso, por las autoridades competentes o en procesos judiciales, pero no se conservarán en el propio sistema de información de denuncias internas.
7.5. FASE DE RESOLUCIÓN
Una vez recabadas las pruebas y analizadas las mismas por parte del Instructor, se cierra la fase de investigación y se procede a la toma de decisiones acerca de la comunicación analizada, proponiendo al GERENTE DE FUNDACION CLUBS SYNERGY, las medidas que se deberán adoptar.
- penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos.
7.6. INFORME DE CONCLUSIONES
El Instructor elaborará un informe de conclusiones reflejando el resultado de toda la fase de investigación. El informe de conclusiones contendrá:
- Aspectos técnicos: Título, autor, fecha, finalidad, nivel de confidencialidad (quién tiene acceso al mismo).
- Antecedentes del expediente: Hechos que produjeron la comunicación, personas o departamentos objeto de la investigación.
- Objeto de la investigación y su finalidad.
- Actuaciones, hechos relevantes investigados y detectados, evidencias y pruebas analizadas.
- Conclusiones determinadas, en base al objetivo y alcance de la investigación.
- Propuestas de medidas sancionadoras que deberá adoptar el Comité de Dirección o, en su caso, el Consejo de Administración, de conformidad con el Convenio Colectivo, la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de la FUNDACION CLUBS SYNERGY, personal directivo o del Consejo de Administración, sin perjuicio de las responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos.
- Fecha de cierre.
Una vez emitido el informe, el responsable de tomar medidas internas oportunos, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas y de otra índole que le puedan corresponder a los Juzgados y Tribuales, adoptarla:
- Archivo del expediente (al no existir indicios suficientes de la presunta comisión de hecho delictivo o por resultar hecho que por su escasa relevancia no deban motivar ulteriores actuaciones)
- Traslado a la autoridad administrativa correspondiente: en caso de que la denuncia pudiese ser objeto de una infracción administrativa, se pondrá en conocimiento del ´organismo correspondiente para incoación del procedimiento sancionar
- En caso de que los hechos puedan dar lugar a una responsabilidad disciplinaria de algún empleado de la compañía, se dará traslado del informe a la Dirección del departamento de Recursos Humanos a los efectos de que éste adopte, en su caso, las medidas que resulten de aplicación de acuerdo con la normativa laboral vigente en cada momento.
- ‐ Traslado al Ministerio Fiscal. Si los hechos objeto de la denuncia pudiesen ser constitutivos de delito, los pondrá en conocimiento de la Fiscalía. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión, lo remitirá a la Fiscalía Europea.
8. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS
Se prohíbe de forma terminante la adopción de cualquier sanción, represalia o consecuencia negativa por parte de FUNDACION CLUBS SYNERGY contra el denunciante por el hecho de haber formulado una denuncia. Podrá entenderse como represalia, entre otras, las conductas siguientes:
- Cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción de la jornada
- Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación.
- Anulación de contratos de bienes o servicios
- Imposición de cualquier medida disciplinaria, amonestaciones, u otra sanción.
- Degradación o denegación de ascensos o modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
- Daños físicos, morales, económicos o reputacionales.
- Evaluación o referencias negativa del desempeño profesional.
- Inclusión en listas negras
- Denegación de formación´, cursos entre otros
- Trato desfavorable o injusto.
- Alegar la existencia de la cláusula de confidencialidad entre el denunciante y la organización para sancionar al denunciante por su incumplimiento.
Además de al denunciante de buena fe, la protección prevista en la Ley 2/2023 de 20 de febrero se extenderá también a:
- Personas físicas que, en el marco de FUNDACION CLUBS SYNERGY, asistan al denunciante en el proceso.
- Personas físicas que están relacionadas con el denunciante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares.
- Personas jurídicas para las que trabaje el denunciante o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral u ostente una participación significativa.
Además, la Autoridad Independiente de Protección prestará medidas de apoyo a los denunciantes como asesoramiento e información, asistencia jurídica, apoyo financiero, apoyo sicológico, etc., conforme a lo previsto en la Ley 2/2023 de 20 de febrero. Estas medidas, que en su caso facilitaría la Autoridad Independiente de Protección del Informante u otra autoridad u órgano competente, sin perjuicio de las medidas de apoyo y asistencia específicas que puedan articularse por FUNDACION CLUBS SYNERGY
9. CANAL EXTERNO DE DENUNCIA.
Junto a los canales internos de información la L2/2023 regula los canales externos de información. Permiten que las personas físicas puedan presentar denuncias. Son independientes de los canales internos, es decir, se puede presentar una denuncia en los canales externos directamente o con posterioridad a la del canal interno.
Estos canales pueden ser de:
- La autoridad independiente de Protección del Informante
- Canales implementados por las Comunidades Autónomas
- Canales de Organismos Independientes para asuntos concretos (SEPBLAC…)
Sirven para que, quien conozca un hecho susceptible de ser comunicado pueda acudir a una autoridad pública. Así se garantiza la independencia y autonomía del canal pues existe la posibilidad de acudir a una autoridad pública con todas las garantías. L necesidad de acudir a este canal externo puede deberse a:
- La denuncia presentada en el canal interno no haya funcionado correctamente
- Los denunciantes teman sufrir represalias (por que crean que su confidencialidad se puede ver vulnerada o por que el responsable está implicado en la infracción)
- Por qué existe el riesgo de que se oculte o destruya la infracción)
- O por que la infracción requiere medidas urgentes para proteger la vida, la salud y la seguridad de las personas o para proteger el medio ambiente.
La Directiva 2019/1937, considerando 36 y 64 impone una obligación a las autoridades competentes para que establezcan canales de denuncias externa adecuados, sigan con diligencia las denuncias recibidas y en un plazo razonable den respuesta a los denunciantes.
10. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Desde el momento en que es recibido una determinada denuncia interna, hasta el momento en que se decida no abrir un determinado expediente de investigación, o en caso de que se abra, cuando el expediente de investigación sea finalizado, deberá ser conservada toda la documentación relacionada con dicha denuncia y en caso de apertura de expediente de investigación, toda la documentación incorporada al expediente.
Los documentos relacionados con una determinada denuncia interna, o incluidos dentro de un expediente de investigación que sea archivado, deberán conservarse durante 60 días desde el momento en el que FUNDACION CLUBS SYNERGY tuvo conocimiento de la presunta comisión de irregularidad
Como norma general, los datos de carácter personal que contengan las denuncias internas o expedientes de investigación que hayan sido archivados, deberán ser cancelados en el momento de su archivo
No obstante, estos podrán ser conservados durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad derivada de una relación u obligación jurídica, de la ejecución de un contrato o de la aplicación de medidas pre-contractuales solicitadas por el interesado. En estos supuestos, la cancelación se producirá por medio de loqueo de dichos datos, los cuales sólo estarían a disposición de las Administración públicas, jueves y tribunales.
En el supuesto en el que el expediente de investigación no haya sido archivado y por tanto, se haya acordado imponer una determinada sanción al sujeto denunciado, se deberá conservar asimismo el expediente de investigación y las actuaciones posteriores durante los 6 meses posteriores a la notificación de la sanción.
Si durante los primeros 20 días hábiles a la notificación de sanción, el denunciado decidiese impugnar la sanción interpuesta o el despido disciplinario, en su caso ante la jurisdicción social, la documentación deberá conservarse durante todo el desarrollo del proceso judicial, incluyendo las apelaciones que puedan tener lugar.
En el supuesto en el que se considere que dicha irregularidad podría ser constitutiva, de infracción administrativa o de delito, o utilizada en un determinado procedimiento civil, deberá conservarse la documentación atendiendo a los periodos de prescripción de cada orden jurisdiccional.
11. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Los tratamientos de datos personales que se realicen en el marco de la gestión del canal de denuncias se realizarán en cumplimiento de los principios establecidos en la LO 3/2018 y en la Ley del Informante.
Los datos serán tratados por HONOS ABOGADOS S.L.P. y FDIGITA RJA S.L. como Encargados del tratamiento, nombrados por la entidad mediante un contrato de prestación de servicios.
El acceso a los datos personales contenidos en e sistema interno de información queda limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones a:
- El responsable del sistema ya quien lo gestione directamente
- El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra el trabajador.
- El responsable de los servicios jurídicos de la entidad si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación
- Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen
- El delegado de protección de datos
El lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras o penales que procedan.
De debe proceder a la supresión de los datos:
- Que contuvieran datos personales incluidos en la categoría especiales de datos
- Información no veraz, desde el momento en que se sepa esta característica.
- Transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que hubiesen iniciado actuaciones de investigación, salgo que la finalidad sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema
12.DIFUSIÓN
Se utilizarán los siguientes canales para difundir el presente Protocolo:
a ) El Manual de Bienvenida, que se entrega a todas las nuevas incorporaciones de plantilla, al cual deberá adjuntarse el presente Protocolo de Canal de Denuncias;
b) La Intranet, que deberá contener un apartado específico sobre el Protocolo de Canal de Denuncias;
- El envío de un correo electrónico dirigido a los administradores, directivos y empleados de FUNDACION CLUBS SYNERGY, acompañando copia del presente Protocolo e informando de la sección de la Intranet en la que se puede consultar.
- Página web de la entidad anunciado como CANAL ETICO O CANAL DE DENUNCIAS.
13.VIGENCIA
El presente Protocolo tendrá una vigencia ANUAL, todo ello sin perjuicio de las posibles
modificaciones y mejoras que en el mismo puedan introducirse.
Será revisado y actualizado cuando proceda, con el fin de adaptarlo a los cambios normativos, así como a cualquier cambio que pueda surgir en el modelo de negocio o en el contexto donde opere FUNDACION CLUBS SYNERGY
14.LIBRO REGISTRO DE INFORMACIONES
Se llevará un registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando la debida confidencialidad y el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
En el registro se incluirán:
- Fecha de recepción
- Código de identificación
- Actuaciones desarrolladas
- Medidas adoptadas
- Fecha de cierre
Sólo se podrá acceder a dicho registro, que no es público, por la Autoridad Judicial competente, mediante auto y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella.
COMUNICACIÓN SOBRE IMPLANTACION DEL CANAL INTERNO DE DENUNCIAS LEY 2/2023 DE 20 DE FEBRERO.
Apreciados Sres.
En cumplimiento de la ley 2/2023 de 20 de febrero de 2023, la entidad FUNDACION CLUBS SYNERGY, comunica por este medio, que se ha procedido a la puesta en marcha, implementación y contratación de gestión externa (conforme al art. 6) para la creación e implantación de un Canal de Denuncias interno gestionado por el despacho de abogados, HONOS ABOGADOS S.L.P., disponible para poder informar a través del siguiente enlace:
Este canal nos servirá para unificar todos los sistemas de comunicación implementados en los diferentes protocolos que nuestra entidad tiene implantados. Pues de esta forma, genera confidencialidad, exactitud, y trazabilidad de todas las comunicaciones emitidas.
Además, como indica la legislación, estará incorporado en la página web oficial de la entidad, como CANAL DE DENUNCIAS. Y por lo tanto accesible desde cualquier dispositivo de las personas que pueden hacer uso del mismo.
Le indicamos el funcionamiento básico del mismo, aunque existe en nuestra entidad un protocolo sobre el mismo a disposición de quien lo requiera.
1.- ¿Qué tipo de informaciones se pueden comunicar a través del mismo?
Conforme a la Ley 2/2023 de 20 de febrero se pueden comunicar ACCIONES U OMISIONES DE ACCION:
- Cualquier acción y/o omisión que puedan constituir infracciones del Derecho de la UE. (Art. 2 a) Ley 2/2023 de 20 de febrero). Prevención de Blanqueo de capitales, uso indebido de subvenciones … etc.
- Cualquier acción y/o omisión que pueda ser constitutivas de infracción PENAL o ADMINISTRATIVA. Comunicaciones del protocolo del acoso laboral y/o sexual en una entidad… etc.
- Infracciones de derecho LABORAL en cuanto a materias de seguridad y salud en el trabajo.
- Cualquier hecho que para el informante pueda justificar como posible delito o infracción.
Conforme a otros Protocolos de aplicación obligatoria en la entidad:
COMUNICACIONES PARA LA ACTIVACION DEL PROTOCOLO DE PREVENCION DE ACOSO SEXUAL EN EL PUESTO DE TRABAJO Y LGTBI. Como Canal de comunicación. (Conforme al Preámbulo III de la Ley 2/2023 de 20 de febrero).
Los tratamientos se entenderán necesarios para el cumplimiento de una obligación legal cuando deban llevarse a cabo en los supuestos en que sea obligatorio disponer de un Sistema interno de información y en los casos de canales de comunicación externos, mientras que se presumirán válidos al amparo de lo que establece el artículo 6.1.e) del Reglamento general de protección de datos cuando aquel sistema no sea obligatorio o el tratamiento se lleve a cabo en el ámbito de la revelación pública que regula el título V. Se indica asimismo que en caso de que la persona investigada ejerza el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales se entiende que existen motivos legítimos imperiosos que legitiman continuar con dicho tratamiento, tal como permite el artículo 21.1 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
En este supuesto, no se podrán admitir las COMUNICACIONES ANONIMAS.
2.- ¿Quién puede hacer uso de el para comunicar unos hechos que puedan ser o no constitutivos de infracción?
A través de él, pueden ser informantes y por lo tanto poner en conocimiento hechos descritos en el apartado anterior:
Trabajadores del Sector Publico o Sector Privado. Sean trabajadores por cuenta ajena o autónomos, o funcionarios públicos.
Accionistas, participes, personas pertenecientes al Órgano de Administración, dirección de una empresa (Pública o Privada). Sean miembros ejecutivos o no.
Personas que trabajen para o bajo la supervisión y/o dirección de otros contratistas, subcontratistas o proveedores.
Extrabajadores, voluntarios, becarios, empleados en periodos de formación (hayan percibido remuneración o no). Incluso con futuros trabajadores, que hayan sido seleccionados, pero todavía no han comenzado a trabajar.
La protección que se da en el canal, será para los nombrados, y para sus representantes, familias, e incluso sus asesores.
Por lo que como trabajador y/o colaborador de nuestra entidad, te comunicamos que puedes utilizar dicho medio, para informar de las siguientes formas que recoge la Ley.
2.- ¿Cómo se puede utilizar el CANAL DE DENUNCIA de esta entidad?
Hemos puesto a disposición conforme indica la Ley 2/2023 de 20 de febrero CUATRO sistemas para poder informar:
FORMULARIO TOTALMENTE ANONIMO, donde se denuncia una acción y/o omisión, con la finalidad que se pueda investigar si esa acción puede ser definida como delictiva y por lo tanto procedamos a informar a la Autoridad Pertinente. En este caso, solamente trataríamos los datos del presunto infractor en caso de que el informante nos lo haga llegar, y, por lo tanto, no podríamos hacerle llegar una respuesta a los hechos sobre los que nos ha informado, dado que no trataríamos ningún dato suyo como informante. Se genera un código en el sistema donde puede hacer un seguimiento del código de su denuncia. El sistema es imposible que rastree su IP o su identidad.
FORMULARIO CON DATOS DEL INFORMANTE, donde los datos del informante se tratarían solamente por HONOS ABOGADOS S.L.P., y con la única finalidad de poder averiguar sobre las acciones y/o omisiones sobre las que nos informa. Sus datos NUNCA serian revelados, salvo que conforme al art. 9 de la Ley deban ser comunicados al Ministerio Fiscal o a cualquier otro organismo que nos lo requiera. En todo caso, nosotros en cuanto tengamos el relato de hechos que nos haya hecho llegar y cumpliendo el procedimiento le informaremos en un máximo de 7 días, indicándole que hemos recibido su información. Y en los siguientes 3 meses, procederemos a investigar los hechos narrados. En caso de que nos haga llegar un medio por el cual podamos comunicarnos (mail, teléfono,) si requerimos más información se lo haremos saber. En ningún caso, le comunicaremos a la persona implicada en su información su identidad.
PUEDE COMUNICAR LOS HECHOS MEDIANTE UN SISTEMA DE GRABACION DE SU VOZ A TRAVES DE SU PROPIA GRABACION. Puede escoger de nuevo ser una comunicación anónima, escogiendo esa opción y adjuntando su grabación. O bien que nos la haga llegar por medio del formulario con sus datos, que le llegará a su correo una copia de lo enviado. En todo caso, la conversación SIEMPRE SERA GUARDADA conforme al criterio de protección de datos y política de privacidad expuesta, y por lo tanto a su disposición siempre que la requiera. Previo a la grabación, debería haber leído la información legal que este aviso le brinda.
PUEDE PEDIR UNA ENTREVISTA, Donde se le desplegara un calendario con opciones que le confirmaremos mediante un mail de confirmación, para poder mantener la privacidad de la misma, nuestra propuesta es mediante la plataforma Zoom donde también procederemos a GRABAR DICHA ENTREVISTA y quedara a su disposición, en todo caso para poder usar este sistema deberemos tener algún dato como es un número de teléfono o bien un correo electrónico, para poder enviarle el enlace.
La entrevista puede ser también presencial proponiendo como lugar, la Sede oficial de nuestro despacho de abogados.
El análisis y, en su caso, la investigación de las comunicaciones que se reciban a través del Canal de Denuncias se realizará por parte de un despacho de abogados externo en el pleno respeto tanto de la confidencialidad de la información, como de la protección de los datos de los sujetos que intervengan en dichas comunicaciones, en los términos expuestos en el “Protocolo de Gestión, Investigación y Respuesta Externa de Denuncias”. Todo ello conforme al art. 6 de la Ley 2/2023 de 20 de febrero.
En todo caso, también le indicamos que aparte de las opciones que le hemos facilitado, puede en cualquier momento hacer uso del Canal Externo de Información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. donde se tramitará su información directamente o a través de órganos autonómicos y/o las autoridades designadas. Esta vía no elimina la denuncia de posibles acciones u omisiones ante los tribunales de Justicia y/o Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado, u otros órganos donde es posible presentar una denuncia de hechos.
Muchas gracias por su colaboración.
Fdo. FUNDACION CLUBS SYNERGY
Yo, D./ Dña. _____________________________________________________ , como trabajador/a de la entidad manifiesto mediante mi firma, que he sido informado acerca de la creación conforme a la Ley 2/2023 de 20 de febrero, del CANAL ETICO Y DE DENUNCIAS.
Fdo. ___________________________